イメージどおりの動画を制作するには、依頼者と動画制作会社のイメージを共有し、認識をすり合わせることが重要です。とはいえ重要なことはわかっていても、そのために何を準備すれば良いのかまではわからないという方もいるでしょう。
そこで今回は、動画制作の打ち合わせのポイントやヒアリングシートの項目、活用方法について解説します。ヒアリングシートがない会社の理由や打ち合わせのよくある質問にもお答えしているので、動画制作を検討している方はぜひ参考にしてください。
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動画制作の打ち合わせでは5W1Hに沿って考える
5W1Hは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の頭文字からできた言葉です。伝えたい内容をこれらの要素に沿って構成することで情報を整理し、わかりやすく伝えることができます。
動画制作では、「なぜ動画を制作するのか」「動画のターゲットは誰なのか」「何を伝えたい動画なのか」「どこで使う動画なのか」「いつ動画を使うのか」「どのような媒体で流すのか」と5W1Hに沿って希望をまとめることで、よりニーズに合った動画を作ることが可能です。
動画が持つ性質や効果については、下記リンク先の記事でも解説しているので、ぜひチェックしてください。
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動画制作の打ち合わせに欠かせない、ヒアリングシートとは？
ヒアリングシートとは、クライアントの希望をまとめた資料のことです。ヒアリングシートを作ることで、どのような動画を作成したいのかクライアントの要望を把握でき、希望に沿った動画の提案が可能になります。
ヒアリングシートの内容が不十分の場合、お互いの認識やイメージにズレが生じたまま動画を制作することになり、希望どおりの仕上がりにならない可能性が高いです。たとえ高い技術力を持つ動画制作会社であっても、イメージの共有がうまくできていなければ実力を発揮するのは難しいため、ヒアリングシートの作成は動画制作にとって重要なポイントとなります。
ヒアリングシートに関する詳しい内容については、下記のページもご確認ください。
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ヒアリングシートに記載する主な項目
動画制作会社とイメージをしっかり共有できるように、ヒアリングシートは各項目をしっかり書き込むことが大切です。実際のヒアリングシートの内容は会社ごとに異なりますが、ここで主に記載する項目を参考にご紹介します。
動画制作の目的
どのような目的・用途で動画を制作するのか目的を記載します。目的によって制作するべき動画の内容やコンセプト、構成・シナリオ、演出などが変わってきます。
単純に動画を制作したい理由だけではなく、動画を活用して何を達成したいのか記載するのがベストです。また、動画で取り上げたい商材があれば、その商材についても詳しい情報を記載しておくと、制作会社に情報をインプットしてもらうことができます。
動画の用途についても記載しておきましょう。Web広告や店舗のサイネージ、イベント用など用途によって、適した動画の尺・サイズ・フォーマットなどが変わってくるためです。複数の動画を制作したい場合は、そのこともヒアリングシートに記載してください。
ターゲットやターゲットの悩み
動画で狙うターゲットについても細かく記載しましょう。ターゲットを伝えることで、制作会社に視聴者層の情報を共有できます。ターゲットによってメッセージの伝え方や演出などが変わってくるので、重要な項目の一つです。
ターゲットは、性別・年代・性格・ライフスタイルなどできるだけ多くの情報を記載しましょう。具体的な人物を共有することで、ターゲットの心に響く動画を作りやすくなります。
また、ターゲットが抱える悩みもヒアリングシートに記載するのがおすすめです。悩みが明確になることで、何を訴求するべきか明確になり、動画のパフォーマンス向上につながります。訴求できそうなポイントがあれば、その内容も伝えておくと良いでしょう。
予算や納期・納品形式
希望の予算や納期のタイミングがあれば、ヒアリングシートに記載しておきましょう。ヒアリングした時点で想定よりも多額の制作費がかかる可能性があります。また、キャストを起用する場合、撮影スケジュールの関係で希望する納期までに作成できない可能性があります。
そのような事態を避けるためにも、ヒアリングの時点で予算と納期の希望を出しておきましょう。そうすることで、それを考慮した上で動画制作の企画やスケジュールを考えてもらえます。特にテレビCMや広報動画などはクオリティが重視される分、予算が大きくなりやすいので、希望を伝えておくと安心です。
納品形式を指定した場合、その旨もヒアリングシートに記載してください。特に指定がない、もしくは適切な形式がわからない時は空欄でも問題ありません。
動画のイメージや参考動画
どのような動画を作りたいのか、イメージについても可能な限り記載しておきましょう。しっかりヒアリングを行ったとしても、動画制作会社の提案と企業側のイメージが一致するとは限りません。会社側で具体的なイメージを伝えることで、制作会社もイメージが明確になり、認識のズレを防げます。
制作会社が作成した事例や他社の映像など、参考動画も用意しておくと、より明確なイメージのすり合わせができます。参考動画のURLを記載するだけでも良いのでしょうが、突如削除されて視聴できなくなる可能性もあります。そのため、参考にしたい動画は保存しておくと安心です。
動画制作の打ち合わせで必ず伝えるべきポイント
動画制作にかけられる費用
打ち合わせでは、動画制作にかけられる費用はどのくらいなのか、必ず予算を伝えてください。予算がどの程度なのかによって、制作できる動画の種類や内容は大きく変わります。最初に予算を伝えることで、予算に合った動画を提案してもらえるでしょう。
万が一予算をはっきり伝えず曖昧にしていた場合、想定以上の費用がかかる可能性があります。また、予算が曖昧だと動画制作会社の提案のブレにもつながるため、予算がはっきりしない時は、どのような動画を作りたいのかイメージを伝えた上で、どの程度費用がかかるか確認することをおすすめします。
動画制作の納期
動画制作する際は、あらかじめ納期を決めておくことも重要です。たとえ納期に余裕があったとしても、ギリギリの日時を設定するのではなく、余裕を持って早めのスケジュールを組んでおきましょう。
なぜなら、動画制作では制作後に修正を行うこともあるためです。納期に余裕があったはずなのに、修正する時間がなく間に合わないのでは本末転倒です。納期や制作スケジュールは修正もあると想定して、余裕を持ったスケジュールで設定しましょう。
どれくらいの長さの動画にするか
動画の長さも打ち合わせ時に伝えましょう。30秒なのか60秒なのか、はたまた5分以上なのか、どのくらいの長さの動画を作るかによって、制作費用や構成が大きく変わります。動画の長さに悩んだ時はSNSで配信するのか、展示会で流すのかなど、制作する動画をどのように活用するのか考えてみましょう。
ちなみに、動画の長さによって伝えられる内容も違ってきます。短時間の場合、伝えたいメッセージを1つか2つ程度に絞っておくと、ごちゃごちゃせずにまとまります。
動画の長さについてお悩みの方は、下記のページも参考にしてみてください。
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具体的な目標の数値を決めておく
動画制作する際はKPIを設定しましょう。KPIとは重要業績評価指数のことで、目標を達成するための中間目標のようなものです。最終的なゴールはKGI（重要目標達成指標）といいます。
動画の再生数や視聴者数について、具体的な目標数値を決めておくことで、どんな動画を作れば良いのかが明確になります。目標を設定する際は、「できるだけ再生数を増やす」など曖昧なものではなく、動画再生回数10万回、視聴者数10万人など具体的な数字を設定することが大切です。
参考動画を用意して方向性を伝える
ヒアリング時に参考動画を用意しておくと、どのような動画を作りたいのか、イメージを共有するのに役立ちます。YouTubeなどに希望するイメージに近いものがあれば遠慮せず伝えましょう。
また、会社案内や商品・サービスに関する資料も有効です。「本当にこんな資料が必要？」と思うような中にも、動画制作に必要な情報が含まれている可能性があります。参考となるものが多いほど、よりイメージに近く質の高い動画制作につながります。
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動画制作の打ち合わせから納品までの流れ
動画制作の流れや注意点などを詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてください。
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制作会社へ問い合わせをする
まずは、候補となる動画制作会社へ問い合わせをします。ほとんどの制作会社は無料で対応しているため、ホームページの問い合わせフォームや電話、メールから問い合わせしてみてください。
最初の問い合わせでは、どのような動画を作成したいのか、目的や使用用途のほか、希望する納期や予算など大まかな意向や方向性を確認されるのが一般的です。そのため、問い合わせする際は、事前に上記の内容について大まかで構わないので決めておくと良いでしょう。
もっと詳しい制作フローについて知りたい方は、下記ページを参考にしてください。
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ヒアリング・打ち合わせをする
問い合わせをすると、ヒアリング・打ち合わせに進みます。ヒアリングの方法は、対面のほか、電話やメールなど様々ですが、動画を作ろうと思ったきっかけや目的、制作したい動画の方向性などを動画制作会社が確認します。
ヒアリングは要望に沿った動画を制作するために欠かせない工程のため、もしも行わないような会社であれば候補から除外するようにしてください。
企画提案・見積もりをチェック
ヒアリングした内容を元に動画制作会社側が企画提案・見積もりを提示します。どのような動画を作るのか、絵コンテなどを使ってわかりやすく説明してくれる制作会社がおすすめです。
絵コンテがあると、文字だけの説明に比べて構成やイメージがしやすくなります。後から思っていたのと違ったなどイメージの相違によるトラブルの回避につながるでしょう。
台本作成をする
基本的に台本は制作会社が作成します。作成された台本をチェックする時は、ヒアリングした内容が盛り込まれているか、意図する動画に仕上がっているのかチェックしてください。
ちなみに、台本は自分で作成することも可能です。そのため、作りたい動画イメージが決まっている時は自社で用意するのも1つの方法です。自分達で用意すれば、制作費用の削減にもつながります。
撮影をする
台本が決まったら、次は撮影に進みます。実際の人物を使って撮影する実写動画の場合、企画内容に沿ってキャスティングやスタジオを確保した後、撮影が行われます。
撮影は制作会社にすべてお任せするのではなく、必ず立ち会いましょう。立ち会うことで、動画の方向性や意図にズレが生じていないか確認できます。
アニメーション動画の場合、制作会社からキャラクターなどのイメージカットが提案されます。イメージは合っているか、テイストに問題ないかなどを確認してください。
編集をする
撮影が終わったら、編集する作業に入ります。編集では各シーンをつなげ、テロップやナレーションが挿入されます。編集が終わると試写が行われるため、動画の内容や演出、テロップやBGMなど全体の仕上がりに問題はないか、細かい部分までチェックしてください。
その際、修正してほしい部分があれば、制作会社に伝えましょう。ただし、制作会社によっては修正できる回数を決めていたり、追加費用がかかったりする場合があるため、事前に確認しておくことが大切です。
納品
動画が完成したら納品です。用途に合わせたフォーマットで納品されるため、SNSで配信するのか、展示会で流すのか、動画をどのように利用するのかなどを伝えておくと良いでしょう。適切なフォーマットがわからない場合は、制作会社に相談すれば最適なものを提案してくれるはずです。
ちなみに、YouTubeやSNSなどWEBで配信する場合、事前に会社のアカウントを取得しておくとスムーズに進められるのでおすすめです。
ヒアリングシートがない会社がある理由
ヒアリングシートの導入はあくまでも任意であり、動画制作会社によっては用意していないケースがあります。ヒアリングシートがなければ、依頼する会社側はわざわざ記載する手間を省けるでしょう。
しかし、しっかりイメージを共有できるのか不安に感じてしまう人もいるはずです。ここで、ヒアリングシートを用意しない理由について見ていきましょう。
対面やオンラインでのヒアリングを実施しているため
ヒアリングシートがない会社は、会社側の担当者と制作会社側の担当者と対面、またはオンラインによって口頭ヒアリングを行っています。口頭によるヒアリングによって、シートに書き込む手間を省いているのです。
抽象的なイメージは、文字で表現することが難しいです。しかし、口頭であれば文字では伝えにくい内容を聞き出せるメリットがあります。ヒアリング内容は制作会社がしっかりメモしてくれるので、イメージのすり合わせがしっかりできれば、認識のズレが生じる心配はないでしょう。
口頭のヒアリングを受ける際は、情報の伝え漏れがないように注意しましょう。動画制作の目的や用途、予算・納期の希望・イメージなどを事前にまとめておき、担当者に漏れず伝えるようにしてください。参考動画を用意し、それを見てもらってイメージを共有するのもおすすめです。
直接会話をすることを重視しているため
シートではなく口頭でヒアリングを行う動画制作会社は、直接会話することを重視している可能性が高いです。会話の方がより丁寧なヒアリングができ、クライアントとの信頼関係を深めることができます。信頼関係が生まれれば、クライアントも気軽に要望を伝えることができ、また再度動画制作が必要になった際に相談しやすくなるでしょう。
また、口頭のヒアリングでは話し合いの中で思い付いた要望の追加に対応してもらえたり、動画制作に関する疑問を解消してもらえたりできる可能性もあります。そのため、紙に要望を書いてもらう形式よりも柔軟かつ有意義なヒアリングができることから、あえてシートを用意していないのです。
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GJCは業界トップクラスの制作コスパを誇る動画制作・映像制作会社です。これまでの映像制作実績は4,000社以上に上り、高い制作技術とノウハウを活かした提案を得意としています。
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動画制作打ち合わせのよくあるご質問
動画制作の打ち合わせの流れは？
候補の制作会社に問い合わせ後、打ち合わせに進みます。打ち合わせでは、予算や納期、動画の長さなどヒアリングした内容をもとに、どのような動画を制作するか、すり合わせを行います。そのため、打ち合わせをスムーズに進めたいなら、あらかじめ予算や納期、動画の時間を大まかでも良いので決めておきましょう。
また、参考動画やイメージに近い動画を用意しておくことも、打ち合わせをスムーズに進めるために効果的です。
動画制作のヒアリングシートとは？
動画制作では、どのような動画を制作したいのかを把握し、イメージを共有、提案の質を高めるため、ヒアリングシートを作成します。なお、ヒアリングシートは制作会社側が用意し、初回打ち合わせ時に、依頼者からヒアリングした内容を元に作成します。
どのような内容をヒアリングされるかを知っておけば事前準備もできるため、打ち合わせをよりスムーズに進めることが可能です。
動画制作のヒアリングシートで何を書く？
ヒアリングシートの内容は決まっておらず、会社によって質問項目は違います。しかし、「なぜ動画を作ろうと思ったのか」「動画を作ることで解決したい課題」「動画の種類や演出方法」「動画のターゲット層」は、制作を進める上で非常に重要な情報となるため、確認されることがほとんどです。
そのため、ヒアリングシートに何を書けば良いか迷った時は、動画の目的とターゲット、予算や納期を記載するとともに、イメージに近い参考動画を用意しておくと良いでしょう。
まとめ
今回は、動画制作の打ち合わせに必要なポイントをはじめ、ヒアリングシートの重要性や活用方法についてご紹介しました。要望に沿った動画を制作するには、クライアントと動画制作会社のイメージを共有することが重要であり、そのためにはヒアリングシートの存在は欠かせません。
ヒアリングシートの形式は会社によって異なりますが、予算や納期、目的などを決めておくと打ち合わせをスムーズに進めることができるのでおすすめです。どのように書けば良いのか悩んだ時は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてください。
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